一、确定活动主题
只有明确了会议主题、核心内容，才能够确定有哪些核心人员需要参加，谁来主持，哪位高层“坐阵”。除了这些之后，在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从操作来看，一般控制在一到两个小时为宜。
二、拟定活动策划案和具体操作方案
活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理的活动策划策划公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时刻上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
三、会议时刻安排
确定时刻、流程与目标管理，并做好反馈、调整。一般来说,前面的时刻、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时刻来调整、完善。
四、会议通知
不管会议的性质怎样，发送邀请总是比电话通知更礼貌。商务会议邀请函的设计应更加高质量化。除了这些之后，还应注意在邀请函上核对会议人员的个人信息，以确保信息的正确和完善。
五、会议接待
在正式的商务会议和年度会议上，公司应选择有社交能力和礼貌的员工，负责接待、登记、帮助和其他职责。专业的礼仪团队和会议人员尤为重要。当欢迎客人时，必须清楚地为参与者指明路线。如果邀请函卡上有指定区域，为了清楚地告知该区域的位置和路线，有必要快速登记接待，不要犹豫。为了加快接待速度，可在大型会议入口处设立两个或两个以上的登记区，并提供门票。如果有更多的人没有票或没有票，他们可以集中在一个登记区。接待处有客人名单，直接勾选即可。
六、现场控制
现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将职业做在前面：是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从操作来看，现场的突变往往是由于沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面；要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
七、跟踪环节
在会议结束时，与会者还可以咨询和了解会议的经验。这不仅有助于改善会议服务的不足，而且有助于及时发现和修复用户的不满，增进相互领悟和联系，为进一步合作打下基础。
